Ein Personalvermittler darf einen ehemaligen Arbeitgeber nicht kontaktieren, ohne die DSGVO und den Grundsatz der Transparenz einzuhalten.
In Luxemburg regeln das Arbeitsgesetzbuch und die Datenschutzgesetze die Einholung von Referenzen streng.
Es ist möglich, beim Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis eine Nicht-Herabsetzungsklausel auszuhandeln, um sich zukünftige Referenzen zu sichern.
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Bei der Überprüfung von Referenzen kontaktiert ein Personalvermittler einen ehemaligen Arbeitgeber, um Informationen über die Fähigkeiten, das berufliche Verhalten oder die Zuverlässigkeit eines Bewerbers einzuholen. Dies ist eine gängige Praxis in Einstellungsverfahren, insbesondere für Führungspositionen oder in regulierten Branchen.
Der Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eindeutig. Artikel 5 der Verordnung (EU) 2016/679 legt fest, dass Daten „für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erhoben werden müssen“. Artikel 6 präzisiert, dass die Verarbeitung nur dann rechtmäßig ist, wenn sie auf einer Rechtsgrundlage beruht, insbesondere auf „der Einwilligung der betroffenen Person“ oder einem hinreichend begründeten berechtigten Interesse.
Der Europäische Datenschutzausschuss weist außerdem darauf hin, dass die Einwilligung „freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig“ sein muss (Leitlinien zur Einwilligung gemäß Verordnung 2016/679). Mit anderen Worten: Ein Personalvermittler darf Ihren ehemaligen Arbeitgeber nicht informell und ohne Sie darüber zu informieren kontaktieren.
In Luxemburg wird die DSGVO durch das Gesetz vom 1. August 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ergänzt.
Die Nationale Kommission für Datenschutz (CNPD) weist daher darauf hin, dass „jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage haben und den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und Transparenz entsprechen muss”.
Im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung bedeuten diese Grundsätze, dass der Bewerber über die Erhebung seiner Daten informiert werden muss, dass die erhobenen Informationen relevant und notwendig sein müssen und dass keine übermäßigen Daten oder Daten, die nicht mit der Stelle in Zusammenhang stehen, erhoben werden dürfen.
Das luxemburgische Arbeitsgesetzbuch regelt auch die vorvertragliche Phase. Artikel L.121-6 legt fest, dass die vom Bewerber angeforderten Informationen „in direktem und notwendigem Zusammenhang mit der angebotenen Stelle stehen“ müssen. Die Kontaktaufnahme mit einem früheren Arbeitgeber ohne Information des Bewerbers könnte daher als intransparente und unverhältnismäßige Datenerhebung angesehen werden. In der Praxis ist es daher richtig, dass der Personalverantwortliche vor der Einholung von Referenzen die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers einholt.
Im Jahr 2026 bleibt die sicherste Rechtsgrundlage die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers. Einige Arbeitgeber berufen sich auf das „berechtigte Interesse” (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO), das eine Verarbeitung erlaubt, die „für die Zwecke der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist”. Dieses Interesse muss jedoch gegen die Grundrechte und Grundfreiheiten des Bewerbers abgewogen werden.
Eine Kontaktaufnahme ohne Wissen des Bewerbers könnte als Verletzung seiner Rechte angesehen werden, insbesondere wenn er noch beschäftigt ist. Während der Rekrutierungsphase erfordert das potenzielle Ungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Bewerber besondere Wachsamkeit. Eine stillschweigende oder vermutete Einwilligung reicht daher nicht aus.
Beim Ausscheiden aus einem Unternehmen möchten einige Mitarbeiter zukünftige Referenzen vorwegnehmen und ihren beruflichen Ruf schützen.
Nach luxemburgischem Recht besagt Artikel 1134 des Bürgerlichen Gesetzbuches, dass „rechtmäßig geschlossene Verträge für die Vertragsparteien verbindlich sind”. Mit anderen Worten: Es ist rechtlich möglich, in einer Aufhebungsvereinbarung oder einem Vergleich eine Nicht-Herabsetzungsklausel auszuhandeln, die die Parteien verpflichtet, keine gegenseitigen nachteiligen Äußerungen zu machen.
Der Grundsatz der vertraglichen Loyalität gilt auch nach Beendigung des Vertrags. Die luxemburgische Rechtsprechung erinnert daran, dass die Meinungsfreiheit durch Rechtsmissbrauch und unrechtmäßige Verleumdung eingeschränkt ist (etablierte Rechtsprechung des Berufungsgerichts in Fragen der zivilrechtlichen Haftung).
Darüber hinaus legen die Artikel 1382 und 1383 des luxemburgischen Zivilgesetzbuches die zivilrechtliche Haftung im Falle eines Verschuldens fest. Die Weitergabe falscher oder übermäßig negativer Informationen bei der Abgabe von Referenzen könnte den ehemaligen Arbeitgeber haftbar machen.
Eine Nicht-Herabsetzungsklausel kann einen Arbeitgeber jedoch nicht dazu zwingen, ein positives oder falsches Zeugnis auszustellen. Ihr einziger Zweck besteht darin, böswillige, unrichtige oder unverhältnismäßige Äußerungen zu verbieten.
In der Praxis kann diese Klausel bei einer einvernehmlichen Kündigung, im Rahmen einer Einigung oder in einer Aufhebungsvereinbarung ausgehandelt werden. Auch wenn keine spezielle Klausel vorhanden ist, darf ein ehemaliger Arbeitgeber rechtlich gesehen keine diffamierenden oder falschen Aussagen machen.
Im Falle eines Verstoßes gegen die DSGVO sieht Artikel 83 der Verordnung Geldbußen von bis zu „20.000.000 € oder im Falle eines Unternehmens bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes“ vor.
In Luxemburg kann sich jeder, der der Meinung ist, dass seine Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, an die CNPD wenden. Ein Bewerber könnte auch einen immateriellen Schaden geltend machen, wenn eine unberechtigte Kontaktaufnahme seine berufliche Situation beeinträchtigt.
Im Jahr 2026 kann ein zukünftiger Arbeitgeber Ihren ehemaligen Arbeitgeber nicht mehr kontaktieren, ohne sich an einen strengen rechtlichen Rahmen zu halten. Die DSGVO, das luxemburgische Gesetz vom 1. August 2018 und das Arbeitsgesetzbuch verlangen Transparenz, Verhältnismäßigkeit und eine klare Rechtsgrundlage.
Referenzprüfungen sind legal, müssen aber geregelt sein.Für Bewerber in Luxemburg bedeutet die Kenntnis ihrer Rechte, dass sie ihren beruflichen Ruf schützen und den Einstellungsprozess mit größerer Gelassenheit angehen können.
Um Ihre Bewerbung abzusichern:
Im Zweifelsfall können Sie die von der CNPD zur Verfügung gestellten Ressourcen konsultieren.
