Die Richtlinie schreibt vor, dass Stellenanzeigen eine Gehaltsspanne enthalten müssen, gibt Arbeitnehmern das Recht auf Zugang zu Lohndaten nach Kategorie und Geschlecht und verpflichtet Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern zur Veröffentlichung eines Jahresberichts über Lohnunterschiede.
In Luxemburg erfordert die Einhaltung der Vorschriften eine vorläufige Prüfung der Gehaltsstufen, eine Überprüfung der Einstellungsverfahren und eine Aktualisierung der HR-Berichterstattungsinstrumente in einem Arbeitsmarkt mit einer starken grenzüberschreitenden und multikulturellen Dimension.
Unternehmen, die diese Änderungen jetzt vorwegnehmen, haben die Möglichkeit, strukturierte und aufklärende Maßnahmen zu ergreifen und so den mit einer verspäteten Einhaltung verbundenen Zeitdruck und rechtlichen Risiken zu vermeiden.
In erster Linie müssen Personalabteilungen über einen klaren und dokumentierten Überblick über ihre Gehaltsstruktur verfügen. Dies ist unerlässlich, um die neuen Anforderungen der Richtlinie zu erfüllen, sei es die Veröffentlichung eines Berichts über Lohnunterschiede oder die Beantwortung einer individuellen Anfrage eines Mitarbeiters.
In der Praxis bedeutet dies die Erstellung einer Gehaltsübersicht, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Berufsgruppe, Erfahrungsniveau und Dienstalter. Für viele luxemburgische Unternehmen, insbesondere Tochtergesellschaften internationaler Konzerne, deren Vergütungspolitik auf Ebene der Zentrale festgelegt wird, wird dies eine Premiere sein.
Dabei könnten historische Unterschiede zutage treten, die bisher nie offiziell dokumentiert wurden, was es umso dringlicher macht, noch vor Ablauf der gesetzlichen Frist Maßnahmen zu ergreifen. Nach Angaben von STATEC lag das unbereinigte geschlechtsspezifische Lohngefälle in Luxemburg im Jahr 2022 bei 7,3 %. Diese Zahl verdeckt jedoch erhebliche sektorale Unterschiede und wird in künftigen Berichten genau unter die Lupe genommen werden.
Sobald die Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, besteht die zweite Maßnahme darin, die Unterschiede zu ermitteln und zu bewerten. Die Richtlinie sanktioniert das Vorhandensein von Unterschieden als solche nicht, verlangt jedoch, dass diese durch Kriterien wie Verantwortungsniveau, erforderliche Fähigkeiten oder individuelle Leistung objektiv gerechtfertigt sind oder dass ein Korrekturplan umgesetzt wird.
Jedes ungerechtfertigte Gehaltsgefälle von mehr als 5 % muss gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern bewertet werden, wie in der im Amtsblatt der EU veröffentlichten Richtlinie 2023/970/EU festgelegt. Die Personalabteilungen müssen daher damit beginnen, die verfügbaren Daten zu analysieren, risikobehaftete Situationen zu priorisieren und die erforderlichen Begründungen oder Korrekturen vorzubereiten.
Diese ersten beiden Maßnahmen bilden die Grundlage jedes Compliance-Prozesses. Ohne eine zuverlässige und analysierte Gehaltsdatenbank können die nächsten Schritte nicht ernsthaft durchgeführt werden. Auf Arbeitnehmerseite empfiehlt die Luxemburger Arbeitnehmerkammer in ihren jährlichen Veröffentlichungen einen methodischen Ansatz zur Lohngleichheit und weist darauf hin, dass Unternehmen, die ihre Praktiken rigoros dokumentieren, im Falle von Rechtsstreitigkeiten besser geschützt sind, was ein weiterer Grund ist, diese Prüfung nicht aufzuschieben.
Die europäische Richtlinie führt auch eine neue Anforderung ein, die die Einstellungspraktiken grundlegend verändern wird: Alle Stellenanzeigen müssen nun eine Gehaltsspanne oder ein Mindestgehalt enthalten. Gleichzeitig wird es verboten sein, Bewerber nach ihrem früheren oder aktuellen Gehalt zu fragen.
In Luxemburg, wo die Angabe von Gehältern in Stellenanzeigen in vielen Branchen, darunter auch im Finanzsektor, dem größten privaten Arbeitgeber des Landes, nach wie vor nur selten vorkommt, bedeutet diese Änderung einen erheblichen kulturellen Wandel.
Personalabteilungen müssen daher zunächst einheitliche und vertretbare Gehaltsspannen für alle offenen Stellen festlegen, die auf den in den ersten beiden Maßnahmen entwickelten Gehaltsskalen basieren. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Geschäftsbereichen, die häufig an der endgültigen Gehaltsentscheidung beteiligt sind.
Die vierte Maßnahme betrifft die Schulung der an der Rekrutierung beteiligten Teams. Personalverantwortliche, Führungskräfte, die Vorstellungsgespräche führen, und Personalmanager müssen die neuen Regeln in ihre tägliche Praxis integrieren: Sie dürfen nicht mehr über frühere Gehälter sprechen, müssen wissen, wie sie eine veröffentlichte Gehaltsspanne präsentieren und verteidigen können, und müssen mit Situationen umgehen können, in denen ein Bewerber über die ausgeschriebene Spanne hinaus verhandelt.
Diese Schulung muss auch die Verpflichtung zur Bereitstellung von Informationen für bestehende Mitarbeiter umfassen, die das Recht haben, vergleichende Informationen über das Gehaltsniveau nach Kategorie und Geschlecht anzufordern. Eine schlechte Bearbeitung dieser Anfragen, wie z. B. unvollständige Antworten, übermäßige Verzögerungen bei der Beantwortung oder ungeschickte Formulierungen, kann das Unternehmen rechtlichen Risiken aussetzen, zumal die Richtlinie im Streitfall eine Umkehr der Beweislast vorsieht.
Diese Änderungen verändern das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Bewerbern. Durch den Abbau der Informationsasymmetrie, die in der Vergangenheit die Personalvermittler begünstigt hat, sorgt die Richtlinie für ein neues Gleichgewicht bei den Gehaltsverhandlungen. Für Unternehmen, die Transparenz als Argument für ihr Employer Branding zu nutzen wissen, ist dies eine echte Chance, Bewerber zu gewinnen, die Wert auf Fairness legen. In Luxemburg wird die Arbeits- und Bergbauaufsichtsbehörde (ITM), deren Aufsichtsfunktion im Rahmen der nationalen Umsetzung gestärkt wird, die Einhaltung der Richtlinie bei veröffentlichten Stellenangeboten nach deren Inkrafttreten überwachen.
Die fünfte Maßnahme erfordert vielleicht die größte Weitsicht: die Einführung eines nachhaltigen Systems zur Berichterstattung über Gehälter. Gemäß der Richtlinie müssen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten einen jährlichen Bericht über das geschlechtsspezifische Lohngefälle veröffentlichen, während Unternehmen mit 100 bis 249 Beschäftigten dies nur alle drei Jahre tun müssen.
Dieser Bericht muss das gesamte Lohngefälle, das Gefälle bei den variablen Vergütungen, den Anteil von Frauen und Männern in jedem Gehaltsquartil und den Prozentsatz der Beschäftigten, die nach dem Elternurlaub eine Gehaltserhöhung erhalten haben, umfassen. Um diese Daten auf zuverlässige und reproduzierbare Weise zu erstellen, müssen Unternehmen überprüfen, ob ihr HRIS in der Lage ist, sie gemäß den in der Richtlinie geforderten Kriterien zu extrahieren.
Viele luxemburgische Unternehmen, insbesondere KMU und Tochtergesellschaften von Konzernen, deren Personaldaten im Ausland konsolidiert werden, verfügen noch nicht über diese operative Kapazität, die bis Juni 2026 geschaffen werden muss.
Parallel zu den technischen Arbeiten müssen die Personalabteilungen die interne Kommunikation zu diesen Änderungen vorbereiten. Das Inkrafttreten der europäischen Richtlinie wird Fragen und sogar Spannungen innerhalb der Teams aufwerfen: Einige Mitarbeiter werden möglicherweise feststellen, dass ihre Kollegen auf derselben Ebene besser bezahlt werden, während andere die Kriterien hinterfragen werden, die die festgestellten Unterschiede rechtfertigen.
Um diesen Reaktionen vorzubeugen, müssen Führungskräfte für diese Gespräche geschult, die zu vermittelnden Botschaften definiert und sichergestellt werden, dass die bei der Prüfung festgestellten Unterschiede behoben wurden oder gerade behoben werden, bevor die Daten zur Verfügung gestellt werden. Eine gut vorbereitete Gehaltstransparenz stärkt das Vertrauen und das Engagement des Teams; wenn sie schlecht gehandhabt wird, kann sie zu Desinteresse und Konflikten führen.
Für luxemburgische Unternehmen, deren Personaldaten von einer europäischen oder globalen Zentrale verwaltet werden, ist auch die Abstimmung mit den Teams der Unternehmensgruppe von entscheidender Bedeutung. Denn die sich aus der Richtlinie ergebenden Verpflichtungen gelten für die in Luxemburg ansässige juristische Person, unabhängig von der Organisation der Gruppe. Es ist daher Aufgabe der lokalen Personalabteilungen, sicherzustellen, dass die erforderlichen Daten auf ihrer Unternehmensebene zugänglich und nutzbar sind, und ihre Geschäftsleitung zu informieren, wenn dies noch nicht der Fall ist. Weniger als drei Monate vor Ablauf der Frist ist die Planungsphase vorbei: Jetzt ist es Zeit zu handeln.
Die europäische Richtlinie zur Lohntransparenz ist nicht nur eine weitere administrative Auflage: Sie definiert die Beziehung zwischen Arbeitgebern und ihren Arbeitnehmern in Bezug auf die Vergütung dauerhaft neu. Für die Personalabteilungen in Luxemburg stellen die sechs hier beschriebenen Maßnahmen einen operativen Fahrplan dar, um sich unter den bestmöglichen Bedingungen auf den Juni 2026 vorzubereiten.
Unternehmen, die sich jetzt dazu verpflichten, halten nicht nur die gesetzlichen Vorschriften ein, sondern verschaffen sich einen echten Wettbewerbsvorteil auf einem Arbeitsmarkt, auf dem Transparenz und Fairness zu eigenständigen Attraktivitätskriterien werden.
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