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Der Einsatz von KI im HR-Bereich betrifft vor allem Recruiting, Kompetenzmanagement, Lohnabrechnung und Verwaltung.
In Luxemburg kofinanzieren die Programme Fit 4 AI und SME Packages-AI die Unterstützung von KMU.
Recruiting-Tools fallen unter den AI Act, der eine menschliche Kontrolle der Entscheidungen verlangt.
Wenn ein HR-Team aus einer oder zwei Personen besteht, lautet die Frage nicht mehr, ob KI eingeführt werden soll, sondern wo man anfängt. Das Whitepaper DRH 2030 der Beratung MOMEN, das sich an französische mittelgroße Unternehmen richtet, beschreibt die Herausforderung so: Es gehe darum, herauszufinden, „wie man dies ohne eigene Abteilung und mit schlanken HR-Teams umsetzt“.
Die KMU im Großherzogtum kennen diese Realität gut, denn KI im HR-Bereich setzt sich allmählich durch, und die öffentliche Unterstützung beginnt nachzuziehen.
Das Whitepaper von MOMEN nennt mehrere realistische Ansatzpunkte. Im Recruiting können Tools das Sourcing, die Vorauswahl und die Kommunikation mit Bewerbenden automatisieren, was den Verwaltungsaufwand senkt, während die abschließende Beurteilung bei einem Menschen bleibt. Im Kompetenzmanagement erfassen Plattformen das interne Know-how anhand vorhandener HR-Daten und schlagen gezielte Wechsel oder Weiterbildungen vor.
Bei Lohnabrechnung und Verwaltung enthält HR-Software der neuen Generation KI-Module, die Eingabefehler verringern und Plausibilitätsprüfungen automatisieren. Das Whitepaper hebt außerdem das Personalkosten-Controlling hervor: Wer Lohnsumme und Personalbestand in Echtzeit verfolgt, kann als HR-Verantwortliche oder HR-Verantwortlicher mit denselben Zahlen arbeiten wie die Finanzabteilung. Für ein KMU wiegt dieser Zeitgewinn umso schwerer, denn jede im Verwaltungsaufwand eingesparte Stunde kommt dem Austausch mit den Teams zugute. Das Dokument weist darauf hin, dass sich die Investition in diese Tools oft schnell und messbar auszahlt, sofern sie nicht isoliert im HR-Bereich, sondern in direkter Abstimmung mit der Finanzabteilung eingeführt werden.
Das luxemburgische Umfeld ist günstig. Laut STATEC-Zahlen, die von Paperjam wiedergegeben wurden, nutzten 2024 24% der Unternehmen des Landes KI, gegenüber 13,5% in der Europäischen Union. Eine Studie des STATEC schätzt zudem, dass neun von zehn Beschäftigten der KI ausgesetzt sind, wobei bei 55% die Tätigkeit durch KI ergänzt und bei 14% möglicherweise ersetzt werden könnte, vor allem in Verwaltungsberufen. Das Land zählt gut 45.000 aktive Unternehmen, fast 99% davon KMU und die große Mehrheit mit weniger als 10 Beschäftigten, laut Daten des STATEC.
Für diese Betriebe ergänzen sich zwei Programme. Das von Luxinnovation getragene Programm Fit 4 AI kofinanziert eine von einem zugelassenen Berater durchgeführte Studie, und zwar zu bis zu 70% bei einem Kleinunternehmen und 60% bei einem mittleren Unternehmen, mit einer Beihilfe zwischen 1.000 und 100.000 Euro. Daraus entsteht eine Roadmap, die KMU anschließend mithilfe der SME Packages-AI des House of Entrepreneurship umsetzen können; dabei übernimmt das Wirtschaftsministerium 70% der förderfähigen Kosten für Projekte von 3.000 bis 25.000 Euro ohne Mehrwertsteuer. Für Philippe Mayer, stellvertretender Geschäftsführer von Luxinnovation, „braucht KI mehr denn je Fachwissen, um Anwendungsfälle zu definieren“.
Eine Lücke bleibt: Von mehr als 1.900 erfassten Förderungen für die Digitalisierung betrafen nur 57 die KI, so die von Paperjam zitierten Zahlen. Wirtschaftsminister Lex Delles sieht die Digitalisierung dennoch als dringende Aufgabe und erklärte beim Journée de l'économie, „ein nicht digitalisiertes Unternehmen könnte heute nicht mehr existieren“.
Die Automatisierung der Bewerbungsvorauswahl ist der verlockendste Einsatz für ein kleines Team, aber auch der am stärksten regulierte. Die europäische KI-Verordnung stuft Systeme, die für Recruiting und die Auswahl von Personen eingesetzt werden, als hochriskant ein, was Dokumentation, Transparenz und menschliche Aufsicht nach sich zieht. Der Zeitplan hat sich jedoch geändert: Laut Loyens & Loeff gelten die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme ab dem 2. Dezember 2027, und die für KMU vorgesehenen Erleichterungen werden auf kleine Midcap-Unternehmen ausgeweitet.
In Luxemburg stellt der von Ministerin Elisabeth Margue eingebrachte Gesetzentwurf die CNPD ins Zentrum des Aufsichtssystems, neben weiteren sektoralen Behörden. Die DSGVO gilt parallel weiter für die personenbezogenen Daten von Bewerbenden und Beschäftigten, was bedeutet, dass die betroffenen Personen klar über den Einsatz eines automatisierten Tools informiert werden müssen. In der Praxis ist ein KMU gut beraten, die Letztentscheidung in menschlicher Hand zu behalten und die eingesetzten Tools schon jetzt zu dokumentieren.
Künstliche Intelligenz im HR-Bereich erfordert weder ein riesiges Budget noch ein eigenes Team: Es kommt vor allem darauf an, einen Prozess zu wählen, bei dem der Zeitgewinn offensichtlich ist, sich bei der Eingrenzung der Anwendungsfälle begleiten zu lassen und die Kontrolle über Entscheidungen zu behalten, die Menschen betreffen.
Förderung gibt es, der Rechtsrahmen wird klarer, und kleine HR-Teams haben das Nötige, um Schritt für Schritt voranzukommen. Für HR-Verantwortliche in KMU lautet die Frage daher nicht mehr, ob KI in ihre Praxis Einzug hält, sondern in welchem Tempo und in welchen Prozessen.
Kann ein luxemburgisches KMU für ein Projekt zu KI im HR-Bereich gefördert werden?
Ja. Fit 4 AI kofinanziert eine Machbarkeitsstudie mit einem zugelassenen Berater, und die SME Packages-AI unterstützen anschließend die Umsetzung mit 70% der förderfähigen Kosten, für Projekte von 3.000 bis 25.000 Euro ohne Mehrwertsteuer.
Darf man KI zur Vorauswahl von Bewerbungen einsetzen?
Ja, aber diese Tools gelten nach dem AI Act als hochriskant. Erforderlich sind menschliche Aufsicht, eine Dokumentation der Tools und die Einhaltung der DSGVO; die Pflichten sollen ab Dezember 2027 gelten.
Wo fängt man ohne eigene HR-Leitung an?
Mit einem einzigen zeitaufwendigen Prozess, etwa der Lohnabrechnung oder der Kommunikation mit Bewerbenden. Eine Fit-4-AI-Diagnose hilft bei der Priorisierung, und die endgültige Entscheidung bleibt beim Menschen.
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